Picture Navigation
Realizace projektu
Časová způsobilost výdajů
Zahájením fyzické realizace projektu se rozumí datum započetí aktivit směřujících k naplnění vlastního obsahu a cílů projektu (např. započetí stavebních prací apod.). Výdaje spojené s realizací projektu jsou způsobilé od data registrace projektu na JTS. O tomto datu vyrozumí vedoucího partnera JTS. Výdaje na přípravu projektové žádosti se považují za způsobilé již od data zahájení programu, tedy od 1. ledna 2007, a to ve výši maximálně 5% celkových způsobilých výdajů za každého partnera. V rámci výdajů spojených s přípravou žádosti se počítá také s výdaji na přípravu povinných příloh a dalších nutných dokumentů a dále s náklady na cestovné k partnerovi v době přípravy.
Výslovně poukazujeme na to, že veškeré výdaje jsou způsobilé jen tehdy, je-li podepsána Smlouva. Pokud partneři zahájí aktivity projektu po registraci, ale před uzavřením Smlouvy, činí tak na vlastní riziko. Pokud by Smlouva nebyla podepsána, nevzniká žádný nárok na vyplacení podpory.
Ukončením realizace projektu se rozumí datum, kdy partneři plánují ukončit veškeré aktivity související s vlastní realizací projektu, např. předání stavby, ukončení kulturní akce, vypracování studie apod. Datum ukončení realizace projektu je uvedeno ve Smlouvě. Toto datum je pro vedoucího partnera závazné. Vedoucí partner by proto měl při stanovení časového harmonogramu počítat s dostatečnou časovou rezervou (např. pokud by došlo ke zpoždění stavebních prací). V odůvodněných případech je možné prodloužit dobu realizace prostřednictvím změny Smlouvy. V každém případě však musí být projekt dokončen do 31. března 2015.
Délka realizace projektu (tedy doba od zahájení realizace projektu do jeho dokončení) musí být opodstatněná z hlediska velikosti a charakteru projektu. Doba realizace projektu (např. v případě neopodstatněné délky projektu) se může stát předmětem projednávání projektu na Monitorovacím výboru.
Partneři mají po ukončení realizace projektu čas 90 dní na úhradu všech výdajů vzniklých v souvislosti s projektem a na přípravu závěrečné monitorovací zprávy za svou část projektu. Termín pro konec způsobilosti výdajů je uveden ve Smlouvě. Účty, které byly vystaveny nebo zaplaceny k pozdějšímu datu, už nebudou uznány.
Předkládání zpráv, vyúčtování a platby
V rámci projektů EÚS mohou být z prostředků ERDF financovány jen náklady, které skutečně vznikly a které jsou způsobilé. Stejně tak je tomu u všech projektů podporovaných EU. Podkladem pro platby jsou vyúčtování a doklady, které mají jasný vztah k oprávněným osobám, k projektu a ke stanovenému období z hlediska časové způsobilosti výdajů.
Aby mohly být prostředky z ERDF na projekty řádně vypláceny, byly stanoveny určité postupy ohledně podávání zpráv a provádění kotrol. Následující přehled uvádí stručně přehled těchto postupů. V dalším textu jsou vysvětleny podrobněji.
Stupeň 1
• Sestavení zpráv každým projektovým partnerem projektu. K tomu slouží formuláře Zpráva o pokroku a Finanční zpráva (Monitorovací zpráva 1).
• Předložení zpráv příslušnému kontrolorovi, který je uveden ve Smlouvě.
• Příslušný kotrolor provede kontrolu zpráv a uskutečněných výdajů
• Příslušný kontrolor vystaví a potvrdí Prohlášení o způsobilých výdajích a pošle je příslušnému projektovému partnerovi.
• Projektoví partneři předají toto prohlášení svému vedoucímu partnerovi.
Stupeň 2
• Vedoucí partner vytvoří (Závěrečnou) Zprávu o realizaci projektu a Žádost o platbu (Monitorovací zpráva 2)
• Vedoucí partner předloží tyto zprávy společně s Prohlášením o způsobilých výdajích všech partnerů příslušnému kontrolorovi.
• Kontrolor vedoucího parnera ověří zprávy, vytvoří Zprávu kontrolního místa o celkové kontrole projektu a zašle je Řídícímu orgánu / JTS.
Stupeň 3
• Řídící orgán / JTS provede kontrolu zpráv.
• Řídící orgán / JTS vydá Žádost o refundaci a předá ji Certifikačnímu orgánu.
• Certifikační orgán převede na vedoucího partnera prostředky z ERDF.
• Vedoucí partner převede prostředky z ERDF dále na projektové partnery.
Předkládání monitorovacích zpráv
- formuláře těchto zpráv najdete zde
Monitorovací zpráva 1 (úroveň partnera)
MZ1 předkládají všichni projektoví partneři územně příslušnému kontrolorovi za danou část projektu do 30ti dnů po ukončení monitorovacího období stanoveného ve Smlouvě.
Tato zpráva sestává z tzv. Zprávy o pokroku (dvě papírové verze, jedna elektronická verze) a z Finanční zprávy (jedna papírová verze, jedna elektronická verze)
Ve Zprávě o pokroku každý z partnerů popíše detailně realizaci příslušné části projektu v daném období. Zpráva obsahuje popis přeshraničních aktivit a dosažených výsledků v souvislosti s milníky určenými ve Smlouvě. Tato Zpráva o pokroku je předložena v jazyce partnera.
Finanční zpráva obsahuje seznam aktuálně zaplacených faktur za způsobilé výdaje vč. doložení těchto faktur (v České republice kopie obdržených faktur, v Rakousku originály faktur), kopie dokladů o zaplacení a jiných dokumentů příslušných k projektu, které jsou základem pro ověřování způsobilých výdajů.
Pokud partner nedosáhne částky 5000 EUR za dané monitorovací období, pak předloží pouze Zprávu o pokroku, to znamená bez Finanční zprávy. Finanční zprávu předloží, až přesáhne částku 5000 EUR nebo po ukončení aktivit.
Monitorovací zpráva 2 (úroveň projektu)
Tato zpráva obsahuje Zprávu o realizaci projektu (průběžnou nebo závěrečnou) a Žádost o platbu za celý projekt. MZ2 předkládá vedoucí partner příslušnému kontrolorovi (dvě papírové verze, jedna elektronická verze), a to za každé monitorovací období určené ve Smlouvě. Termíny pro podávání zprávy jsou také určeny ve Smlouvě.
Zpráva o realizaci projektu je stručná souhrnná zpráva za celý projekt, která pokrývá dané monitorovací období. Jako příloha Zprávy o realizaci projektu se přikládá Zpráva o pokroku od všech projektových partnerů v jejich jazyce, potvrzená příslušnými kontrolory. Zpráva o realizaci projektu krátce shrnuje pokrok celého projektu a je předložena jak v českém, tak i v německém jazyce.
Žádost o platbu obsahuje všechna Prohlášení o způsobilých výdajích od projektových partnerů, která nebyla zahrnuta v předešlých Žádostech o platbu.
Vedoucí partner doloží jako podklad pro převedení prostředků z ERDF na projektové partnery odpovídající výpisy ze svého účtu za předcházející monitorovací období, ze kterých je zřejmé jméno příjemce, datum a částka.
Kontroly projektu
Ihned po předložení MZ1 Kontrolor provede kontrolu kompletnosti MZ1. Poté musí ověřit, zda jsou kofinancované zboží a služby a nárokované výdaje v souladu s podmínkami podpory, které jsou uvedeny ve Smlouvě. Zkontroluje faktury a – v závislosti na typu projektu – také může provést kontrolu na místě.
Kontrolor musí kontrolu MZ1 provést do 90 dnů po jejím předložení. Pokud příjemce nedodá kompletní dokumenty, je tato lhůta přerušena.
Po provedené kontrole pošle kontrolor jednotlivým projektovým partnerům potvrzené Prohlášení o způsobilých výdajích, a to vždy ve dvou originálech.
Kontrola projektu jako celku (Kontrola MZ2)
Na základě Prohlášení o způsobilých výdajích a potvrzených Zprávách o pokroku vytvoří Vedoucí partner Zprávu o realizaci projektu a Žádost o platbu (Monitorovací zpráva 2). Oba tyto dokumenty musí předložit kontrolorovi vedoucího partnera v termínu, který je stanoven ve Smlouvě. Pro závěrečnou MZ 2 je lhůta pro předložení až 210 dnů po skončení posledního monitorovacího období.
Kontrolor vedoucího partnera ověří MZ2, obzvláště že Prohlášení o způsobilých výdajích každého z partnerů byla řádně vyplněna a že výdaje korespondují s aktivitami dohodnutými mezi vedoucím partnerem a jeho projektovými partnery. Nakonec kontrolor vedoucího partnera zašle potvrzenou MZ2 Řídícímu orgánu/ JTS a také vedoucímu partnerovi.
Platby z prostředků ERDF
Platební jednotka Certifikačního orgánu převede platbu ERDF na vedoucího partnera projektu. Ten je zodpovědný za převod prostředků z ERDF na projektové partnery v souladu se Smlouvou a aktuálně ověřenými výdaji.
Změny v projektu
V případě změny předloží vedoucí partner žádost o změnu příslušnému kontrolorovi v dostatečném předstihu a kontrolor ji posoudí. Obecně je nutný souhlas Monitorovacího výboru, při méně významných změnách je mohou odsouhlasit Řídící orgán nebo kontrolor.
Závažné změny (nutné schválení Monitorovacím výborem)
Závažné změny v projektu předloží Řídící orgán / JTS k projednání / schválení Monitorovacímu výboru. Může se jednat např. o tyto změny (výčet není úplný):
• Zvýšení celkových způsobilých nákladů
• Zvýšení podílu spolufinancování z ERDF
• Změny aktivit s dopadem na cíl projektu
• Změny v partnerství
• Změny v rozpočtu projektu s dopadem na cíl projektu
Méně závažné změny (nutné schválení Řídícím orgánem)
Změny, u kterých není potřebné schválení Monitorovacím výborem, a znamenají změnu Smlouvy, musí schválit Řídící orgán. Týká se to např. těchto případů: (výčet není úplný)
• Změna jména, která se projeví ve změně typu instituce nebo vlastnické struktury
• Prodloužení doby realizace projektu, prodloužení aktivit v rámci projektu
• Změny v rozložení nákladů mezi jednotlivé kategorie nákladů, přičemž je změna vyšší než 15% způsobilých nákladů projektového partnera a přičemž se předpokládá, že změna neovlivní stanovené cíle projektu
Malé změny (povinnost informovat)
Za malé změny lze považovat mj. tyto: (výčet není úplný)
• Změna bankovního konta, jména příjemce, sídla firmy
• Změna adresy
• Změny v rozložení nákladů v rámci jedné kategorie nákladů (výše není omezena)
• Změny v rozložení nákladů mezi jednotlivé kategorie nákladů, přičemž je změna nižšší než 15% způsobilých nákladů a přičemž se předpokládá, že změna neovlivní stanovené cíle projektu
• Změna termínu pro doručení zpráv
Ukončení projektu
Aby bylo možno projekt formálně uzavřít a partneři mohli dostat poslední splátku z prostředků ERDF, musí kontrolor podat na JTS Zprávu kontrolního místa o celkové kontrole projektu a Žádost o platbu. Potom JTS požádá certifikační orgán o převedení prostředků z ERDF na vedoucího partnera.
Partneři jsou povinni archivovat veškerou dokumentaci projektu a jeho financování do 31. prosince 2022, a to v originále nebo v ověřené kopii.
Všechny indikátory, které byly uvedeny v projektové žádosti, musí být na konci projektu zkontrolovány a výsledek musí být uveden v Závěrečné zprávě o realizaci projektu.
Projekt je formálně ukončen v okamžiku, kdy jsou všechny prostředky z ERDF dané Smlouvou převedeny od vedoucího partnera na další projektové partnery.
Přehled důležitých termínů souvisejících s ukončením projektu
1. Konečný termín způsobilosti výdajů je uveden ve Smlouvě o poskytnutí prostředků z ERDF.
2. Veškeré výdaje související s projektem musí být uhrazeny do 90 dnů od ukončení realizace projektu.
3. Závěrečná monitorovací zpráva 1 musí být zpracována a předložena do 90 dnů od ukončení realizace projektu.
4. Závěrečná monitorovací zpráva 2 musí být zpracována a předložena do 210 dnů od ukončení realizace projektu.
