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Projektumsetzung
Förderfähiger Zeitraum
Als Beginn der praktischen Projektumsetzung versteht man das Datum der Aufnahme der Aktivitäten, die sich auf die Erfüllung des Inhalts und der Ziele richten (z.B. Aufnahme der Bauarbeiten u.ä.). Die mit der Projektumsetzung verbundenen Ausgaben sind frühestens ab dem Datum der Projektregistrierung am GTS förderfähig. Der/die Lead PartnerIn wird über dieses Datum durch das GTS benachrichtigt. Ausgaben in der Höhe von max. 5% der förderfähigen Kosten pro PartnerIn für die Vorbereitung des Projektantrags gelten bereits ab dem Beginn der Programmperiode (1. Jänner 2007) als förderfähig. Neben der Vorbereitung des Antrags inkl. seiner obligatorischen Anhänge und sonstiger notwendiger Dokumente zählen dazu etwa anfallende Reisekosten zu Kooperations¬partnerInnen. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass sämtliche Kosten nur dann förderfähig sind, wenn ein Vertrag zustande kommt. Ein früherer Beginn der Projektumsetzung nach der Registrierung erfolgt auf eigenes Risiko. Daraus ist kein Anspruch auf Förderung abzuleiten.
Als Abschluss der Projektumsetzung versteht man das Datum, an welchem die PartnerInnen sämtliche mit der eigenen Projektumsetzung verbundenen Aktivitäten beenden, z.B. die Übergabe eines Baues, den Abschluss einer Kulturveranstaltung, die Fertigstellung einer Studie u.ä. Das Datum des Abschlusses der Projektumsetzung wird im EFRE-Vertrag angeführt. Dieses Datum ist für den/die Lead PartnerIn verbindlich. Der/die Lead PartnerIn sollte deshalb bei der Festsetzung des Zeitablaufplans einen ausreichenden Zeitpuffer einbauen (falls es z.B. zu einer Verspätung bei den Bauarbeiten käme). In begründeten Fällen ist es möglich, durch die Veränderung des EFRE-Vertrags die Umsetzungszeit zu verlängern. Das Projekt muss allerdings immer bis zum 31. März 2015 abgeschlossen werden.
Die Länge des Projektes (also die Zeit vom Anfang der Projektumsetzung bis zu seinem Abschluss) muss vom Gesichtspunkt der Projektgröße und des Projektcharakters begründet werden. Die Zeit der Projektumsetzung (z.B. im Falle der nicht begründeten Länge des Projektes) kann auch ein Thema bei der Projektdiskussion im Begleitausschuss darstellen.
Im Normalfall haben die PartnerInnen 90 Tage nach dem Ende der Projektumsetzung Zeit, alle Rechnungen für den abschließenden Finanzbericht einzusammeln, innerhalb dieser Zeit müssen die Rechnungen auch bezahlt sein. Der Termin für das Ende der Förderfähigkeit von Kosten wird im Vertrag genannt. Rechnungen, die zu einem späteren Zeitpunkt ausgestellt oder bezahlt wurden, werden nicht mehr anerkannt.
Berichte, Abrechnungen und Zahlungen
Im Rahmen eines ETZ-Projekts können - wie bei allen EU-geförderten Projekten - nur tatsächlich entstandene und förderfähige Kosten aus EFRE-Mitteln finanziert werden. Grundlage dafür sind Rechnungen und Belege, die in einer klaren Beziehung zum Begünstigten, zum Projekt und zum definierten Förderzeitraum stehen.
Damit EFRE-Mittel ordnungsgemäß an die Projekte ausgezahlt werden können, ist ein bestimmtes Berichts- und Kontrollprozedere vorgesehen, das in der folgenden Übersicht kurz dargestellt und im weiteren detaillierter beschrieben wird.
Stufe 1
• Berichtslegung aller ProjektpartnerInnen eines Projektes mittels der dafür vorgesehenen Formulare: Partner-Projektbericht und Partner-Finanzbericht (= Monitoringbericht 1)
• Einreichung der Berichte bei den im Fördervertrag angegebene zuständigen Kontrollstellen
• Die zuständige Kontrollstelle prüft die Berichte und die getätigten Ausgaben
• Die zuständige Kontrollstelle erstellt und bestätigt den Partner-Prüfbericht der Kontrollstelle und übermittelt diesen an den/die jeweilige/n ProjektpartnerIn
• Der/die ProjektpartnerIn leitet den bestätigten Partner-Prüfbericht an den Lead Partner weiter
Stufe 2
• LP erstellt Bericht über Gesamtprojekt (= Monitoringbericht 2) sowie den Auszahlungsantrag
• LP reicht gemeinsam mit den bestätigten Partner-Prüfberichten der Kontrollstellen aller ProjektpartnerInnen (LP und PP) den Gesamtbericht bei der eigenen Kontrollstelle ein
• Genehmigung des Gesamtberichts durch Kontrollstelle des LP und Übermittlung des Berichtspakets an VB/GTS
Stufe 3
• Prüfung des Berichtspakets durch VB/GTS
• Einreichung der Zahlungsanweisung bei der Bescheinigungsbehörde
• Auszahlung der EFRE-Mittel durch Bescheinigungsbehörde an den/die Lead PartnerIn
• Weitergabe der EFRE-Mittel an die PartnerInnen durch den LP
Berichte
- Formulare für diese Berichte finden Sie hier
Monitoringbericht 1 (Partnerebene)
Nach Ablauf der im Fördervertrag festgelegte Berichtsperiode muss jede/r ProjektpartnerIn (LP und PP) bei den im Vertrag vorgesehenen Kontrollstellen den Monitoringbericht 1 einreichen.
Dieser Bericht besteht aus einem sogenannten Partner-Projektbericht (2 Papierversionen, 1 elektronische Version) und einem Partner-Finanzbericht (1 Papierversion und eine elektronische Version). Der Partner-Projektbericht beschreibt jede/r ProjektpartnerIn detailliert die Umsetzung des relevanten Projektteils in der gegebenen Berichtsperiode. Der Partnerbericht enthält Beschreibungen der grenzüberschreitenden Aktivitäten und der erreichten Resultate im Vergleich zu den im Projektantrag beschriebenen Meilensteinen. Die Partner-Projektberichte werden in der Sprache der jeweiligen PartnerInnen erstellt.
Der Partner-Finanzbericht enthält eine Liste mit allen tatsächlich bezahlten Rechnungsbeträgen. Diesem Bericht müssen in Tschechien die Kopien aller Rechnungen beigelegt werden und in Österreich die Originalrechnungen, Kopien von Zahlungsbestätigungen sowie weitere Dokumente, die als Basis für die Förderfähigkeit von Ausgaben herangezogen werden können.
Sollte ein/e ProjektpartnerIn in einer Berichtsperiode weniger als 5000 Euro ausgegeben haben, so braucht er/sie keinen Finanzbericht, sondern nur einen Fortschrittsbericht einzureichen und reicht den Finanzbericht dann ein, wenn die 5000 Euro verbraucht wurden oder jedenfalls, wenn die Aktivitäten beendet wurden.
Monitoringbericht 2 (Gesamtprojektebene)
Der Monitoringbericht 2 besteht aus dem Gesamtprojekt-Zwischenbericht oder Gesamtprojekt-Endbericht und einem Auszahlungsantrag für das gesamte Projekt. Für diesen Bericht ist der LP zuständig, der dazu alle notwendigen Informationen von den ProjektpartnerInnen einholt. Der Bericht wird in zwei Papierversionen und einer elektronischen Version bei der für den LP zuständigen Kontrollstelle eingereicht und zwar innerhalb der Berichtsperiode, die im Fördervertrag angegeben ist. Die jeweiligen Abgabefristen für den Gesamtprojekt-Zwischenbericht- bzw. den Gesamtprojekt-Endbericht sind im EFRE-Vertag festgelegt.
Der Projektbericht ist eine kurzer, zusammenfassender Bericht über das gesamte Projekt. Die von den Projektstellen genehmigten Fortschrittsberichte der ProjektpartnerInnen werden diesem Bericht als Anhänge beigelegt. Der Projektbericht muss in tschechischer und deutscher Version eingereicht werden.
Dem Auszahlungsantrag werden die bestätigten Partner-Prüfberichte der Kontrollstellen aller ProjektpartnerInnen beigelegt, die nicht bereits in einer früheren Berichtsperiode vorgelegt wurden.
Der LP legt als Beweis für die Weitergabe der EFRE-Mittel an die ProjektpartnerInnen in der vorangegangenen Berichtsperiode die entsprechenden Kontoauszüge seines Projektkontos bei, aus denen der Name des Empfängers, das Datum und der Betrag ersichtlich sind.
Projektkontrollen
Nach der Einreichung des Berichts prüft die Kontrollstelle zunächst, ob die Unterlagen komplett sind. Danach wird kontrolliert, ob die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen in Übereinstimmung mit dem Fördervertrag erbracht wurden und ob die deklarierten Ausgaben real sind (Prüfung der Rechnungen). Gegebenenfalls können auch Vor-Ort-Kontrollen durchgeführt werden.
Die Kontrollstellen müssen den Bericht innerhalb von 90 Tagen prüfen. Wenn vom Begünstigen Unterlagen fehlen und diese Dokumente nachgereicht werde müssen, wir diese Frist unterbrochen.
Nach erfolgter Prüfung sendet die Kontrollstelle den bestätigten Partner-Prüfbericht der Kontrollstelle sowie den bestätigten Fortschrittsbericht in jeweils zwei Originalen an den/die betreffende ProjektpartnerIn.
Kontrolle des Gesamtprojekts
Auf Basis des Partner-Prüfberichts der Kontrollstelle und des bestätigten Partner-Projektberichts arbeitet der LP einen Gesamtprojekt-Zwischen-/Endbericht und den Auszahlungsantrag aus. Dieser muss innerhalb des im Fördervertrag angegebenen Zeitraums nach dem Ende der Berichtsperiode an die Kontrollstelle des Lead Partners/der Lead Partnerin geschickt werden. Für den abschließenden Projektbericht wird diese Frist auf 210 Tage erhöht.
Die Kontrollstelle des Lead Partners/der Lead Partnerin überprüft insbesondere die Vollständigkeit und Korrektheit der übermittelten Unterlagen und ob die Ausgaben den zwischen LP und PP vereinbarten Aktivitäten entsprechen. Die Kontrollstelle des LP sendet schließlich das gesamte genehmigte Berichtspaket and die VB/GTS sowie an den/die Lead PartnerIn.
Auszahlung der EFRE-Mittel
Die Zahlstelle der Bescheinigungsbehörde überweist die EFRE-Mittel an den LP des Projekts. Der LP ist dafür verantwortlich, die EFRE-Mittel auf Grundlage des Fördervertrags und der zertifizierten Ausgaben der ProjektpartnerInnen an diese zu überweisen.
Änderungen im Projekt
Im Falle einer Änderung muss der/die Lead PartnerIn zeitgerecht eine entsprechende Anfrage bei seiner/ihrer Kontrollstelle einreichen, wo die Anfrage beurteilt wird. Generell ist bei Änderungen die Zustimmung des BA erforderlich, bei weniger bedeutsamen Änderungen Zustimmung durch Verwaltungsbehörde oder Kontrollstelle.
Schwerwiegende Änderungen (Genehmigung durch BA)
Schwerwiegenden Änderungen in einem Projekt werden durch die VB/das GTS zur Behandlung/ Genehmigung in den Begleitausschuss eingebracht. Dazu gehören u.a. (Liste ist nicht vollständig)
• die Erhöhung der förderfähigen Gesamtkosten
• die Erhöhung des EFRE-Anteils
• Änderung bei Aktivitäten mit Auswirkungen auf das Projektziel
• Änderungen bei der Partnerschaft
• Änderungen im Projektbudget mit Auswirkungen auf das Projektziel
Änderungen (Genehmigung durch die VB)
Änderungen, die keiner Genehmigung durch den BA bedürfen, aber eine Veränderung des Fördervertrags bedeuten, müssen von der Verwaltungsbehörde genehmigt werden.
Das betrifft u.a. (Liste ist nicht vollständig)
• Namensänderung mit Konsequenzen bzgl. des Institutionstypus oder der Eigentümerstruktur
• Verlängerung der Projektumsetzungsperiode, Verlängerung von Aktivitäten innerhalb des Projekts
• Umschichtung von Kosten zwischen den verschiedenen Kostenkategorien in der Höhe von mehr als 15% der förderfähigen Kosten eines Projektpartners/einer Projektpartnerin – vorausgesetzt, dies beeinflusst nicht die festgelegten Projektziele
Geringfügige Änderungen (Informationspflicht)
Als geringfügige Änderung gilt u.a. (Liste ist nicht vollständig):
• Änderung des Bankkontos, des Namen des/der Begünstigten, des ordentlichen Firmensitzes
• Adressänderung
• Umschichtung von Kosten innerhalb einer Kategorie (unbegrenzt möglich)
• Umschichtung von Kosten zwischen Kostenkategorien in der Höhe von bis zu 15% der förderfähigen Kosten (wenn kein Einfluss auf Projektziel)
• Änderung beim Lieferdatum von Berichten
Projektabschluss
Damit das Projekt formal abgeschlossen werden kann und die ProjektpartnerInnen die letzte Tranche der EFRE-Mittel erhalten können, leitet die Kontrollstelle den Gesamtprojekt-Prüfbericht der Kontrollstelle und den Auszahlungsantrag an das GTS weiter. Das GTS veranlasst in weiterer Folge die Auszahlung der Fördermittel bei der Bescheinigungsbehörde.
Sämtliche Dokumente und Belege, die das Projekt und dessen Finanzierung betreffen, müssen bis zum 31. Dezember 2022 im Original oder in einer beglaubigten Abschrift aufbewahrt werden.
Alle Indikatoren, die im Projektantrag angeführt wurden, müssen am Projektende überprüft werden und das Ergebnis im Gesamtprojekt-Endbericht aufgelistet werden.
Ein Projekt ist erst dann formal abgeschlossen, wenn sämtliche Mittel vom/von der Lead PartnerIn an den/die ProjektpartnerIn ausbezahlt wurden.
Zusammenfassung wichtiger Termine und Fristen für den Projektabschluss
1. Der Endtermin der Förderfähigkeit von Ausgaben wird im EFRE-Vertrag angeführt
2. Sämtliche mit dem Projekt zusammenhängenden Ausgaben werden bis 90 Tage nach dem Projektabschluss gezahlt
3. Ausarbeitung und Vorlage des abschließenden Monitoringberichtes 1 (Partnerebene) bis spätestens 90 Tage nach dem Projektabschluss
4. Ausarbeitung und Vorlage des abschließenden Monitoringberichtes 2 (Gesamtprojektebene) bis spätestens 210 Tage nach dem Projektabschluss
